E-Rechnung im Handwerk

Viele Handwerksbetriebe arbeiten heute mit Word-, Excel- oder PDF-Rechnungen. Diese gelten steuerlich nicht als E-Rechnungen im Sinne der neuen Vorgaben.

Eine E-Rechnung ist:

• eine strukturierte elektronische Rechnung,
• die einem standardisierten Format entspricht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD),
• deren Daten maschinell auslesbar und weiterverarbeitbar sind.
   

Einfach gesagt: Die E-Rechnung ist kein Bild und kein „digitaler Ausdruck", sondern ein Datensatz, den Buchhaltungs- und ERP-Programme automatisch verarbeiten können.

Typische Irrtümer:

• „Wir schicken doch schon PDFs per E-Mail, das reicht doch." – Nein, ein PDF allein erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung grundsätzlich nicht.
• „E-Rechnung heißt, ich lade eine PDF im Kundenportal hoch." – Auch das ist oft nur ein anderer Übertragungsweg für ein nicht-strukturiertes Dokument.

Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich erfolgt in mehreren Stufen auf Basis des Wachstumschancengesetzes:

Seit 01.01.2025 – Pflicht zum Empfangen

• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Wer von Lieferanten, Großhändlern oder anderen Unternehmen eine E-Rechnung im zulässigen Format erhält, muss diese technisch verarbeiten können – zumindest durch Zwischenschritte (z. B. Download und Weitergabe an den Steuerberater).
   

Ab 01.01.2027 – Pflicht zum Versenden für größere Betriebe

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen für B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.

Ab 01.01.2028 – Pflicht zum Versenden für alle

• Ab diesem Zeitpunkt gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
• Spätestens dann wird die klassische Papierrechnung im B2B-Bereich weitgehend verschwinden.

Auch wenn kleinere Betriebe formal erst 2028 zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet sind, lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung:

1. Engpässe vermeiden
Softwareanbieter, Steuerberater und IT-Dienstleister werden zum Jahresende 2026/2027 stark ausgelastet sein. Wer sich dann erst meldet, riskiert Zeitdruck und Übergangslösungen.

2. Doppelte Arbeit vermeiden
Wer heute bereits seine Abläufe digitalisiert (z. B. Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Zahlungsüberwachung), kann die E-Rechnung oft mit wenigen zusätzlichen Schritten integrieren – statt später alles auf einmal umzustellen.

3. Vorsprung gegenüber Wettbewerbern
Betriebe, die E-Rechnungen professionell versenden und schneller verbuchen, wirken moderner und können z. B. Skontofristen besser nutzen.

 4. Vorbereitung auf künftige Meldesysteme
Es ist absehbar, dass in den nächsten Jahren elektronische Rechnungen auch für steuerliche Melde- und Kontrollsysteme genutzt werden. Wer seine Prozesse dann schon im Griff hat, ist klar im Vorteil.

1. Weniger Fehler, weniger Rückfragen
Daten werden automatisch aus der Software in die E-Rechnung übernommen. Tippfehler oder Zahlendreher bei der manuellen Erfassung werden reduziert.

2. Schnellere Buchhaltung und bessere Übersicht
E-Rechnungen lassen sich in vielen Programmen automatisch vorkontieren und in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Das spart Zeit – sowohl im Betrieb als auch beim Steuerberater.

3. Bessere Liquiditätssteuerung
Durch schnellere Rechnungsstellung und verbesserte Prozessabläufe kommen Zahlungen häufig früher an. Skonti können gezielter genutzt werden.

4. Transparenz für Betriebsführung und Controlling
Wenn Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, können Auswertungen (z. B. Umsatz je Kundengruppe, Deckungsbeiträge, offene Posten) einfacher erstellt werden.

5. Rechts- und Prüfungssicherheit
Die E-Rechnung unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung. Betriebsprüfungen können effizienter durchgeführt werden, da die Daten strukturiert vorliegen.

6. Weniger Papier, weniger Medienbrüche
Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Archivieren im Ordner werden nach und nach überflüssig. Das spart Kosten und Platz.

Damit die Umstellung nicht zur Last-Minute-Aktion wird, bietet sich ein gestuftes Vorgehen an:

1. Ist-Stand prüfen

• Wie werden heute Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellt?
• Welche Software ist im Einsatz (z. B. Branchensoftware, Fibu-Programm, Office-Vorlagen)?
• Gibt es bereits E-Rechnungs-Funktionen, die nur noch nicht aktiv genutzt werden?
   

2. Steuerberater einbinden

• Klären, wie E-Rechnungen künftig an die Buchhaltung übergeben werden (z. B. DATEV, andere Fibu-Systeme).
• Abstimmen, welche Formate bevorzugt werden und wie der Austausch technisch erfolgt.
   

3. Software-Anbieter ansprechen

• Prüfen, ob die vorhandene Lösung E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD o. Ä.) erzeugen und empfangen kann.
• Ggf. Module oder Updates einplanen.
   

4. Interne Abläufe anpassen

• Zuständigkeiten klären: Wer erstellt die Rechnungen, wer prüft E-Rechnungen von Lieferanten?
• Prozesse definieren: Von der Auftragsanlage über die Leistungserfassung bis zur Rechnungsstellung.
   

5. Mitarbeitende schulen

• Rechnungswesen, Sekretariat und – je nach Betriebsgröße – auch die Geschäftsführung sollten die Grundlagen kennen.
• Kurze interne Leitfäden erstellen („So gehen wir mit E-Rechnungen um").
   

 6. Frühzeitige Testphase einplanen

• Bereits 2025/2026 erste Kunden gezielt mit E-Rechnungen beliefern.
• Erfahrungen sammeln und Prozesse nachjustieren, bevor die Pflicht greift.

Viele Handwerksbetriebe äußern ähnliche Sorgen:

•  „Das ist doch nur zusätzlicher Bürokratieaufwand."
  Kurzfristig ist eine Umstellung nötig, langfristig können Abläufe aber effizienter werden – insbesondere, wenn die Einführung genutzt wird, um Prozesse insgesamt zu modernisieren.
• „Unsere Kunden wollen das gar nicht."
  Bei privaten Endkunden spielt die E-Rechnungspflicht keine Rolle. Im B2B-Bereich werden gewerbliche Auftraggeber E-Rechnungen zunehmend einfordern.
• „Wir sind zu klein für so etwas."
  Gerade kleinere Betriebe profitieren von einfachen, kostengünstigen digitalen Lösungen, die Routinearbeit abnehmen. Außerdem ist klar: Ab 2028 gibt es keine Ausnahme aufgrund der Betriebsgröße mehr.

Handwerksbetriebe stehen mit der Umstellung auf die E-Rechnung nicht allein da. Folgende Anlaufstellen können unterstützen:

 1. Handwerkskammer

• Informationsveranstaltungen, Webinare und Merkblätter zur E-Rechnung.
• Individuelle Erstberatung zur Einordnung der gesetzlichen Pflichten und zu möglichen Lösungswegen.
• Unterstützung bei der Auswahl und Einführung passender Softwarelösungen.
   

 2. Steuerberaterinnen und Steuerberater

• Prüfung, ob die aktuellen Abläufe GoBD-konform sind.
• Beratung zu geeigneten Schnittstellen zwischen Rechnungsprogramm und Finanzbuchhaltung

 
3. Softwarehäuser und IT-Dienstleister mit Handwerksfokus

• Einrichtung und Konfiguration von E-Rechnungsfunktionen in bestehender Handwerkssoftware.
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Lösung.
• Unterstützung bei Datensicherung, Rechtekonzepten und technischen Fragen.

 
4. Fachverbände und Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH)

• Bereitstellung von aktuellen Informationen, FAQs und Praxisbeispielen zur E-Rechnung.
• Beobachtung der weiteren gesetzlichen Entwicklungen auf Bundes- und EU-Ebene.