Ostfriesland. Smarte Chatbots auf Webseiten, automatisierte Bestellungen oder digitale Qualitätskontrollen: Künstliche Intelligenz (KI) kann lästige Arbeiten im Unternehmen automatisieren, die Effekte des Fachkräftemangels abfedern und helfen, wachsende Kundenansprüche zu erfüllen.

Wie dieses Potenzial in Betrieben eingesetzt werden kann, wurde in der „Online-Digitalisierungswerkstatt“ des Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk vermittelt. Über 1000 Betriebe starteten vor einem Jahr deutschlandweit und erhielten kostenfreie Impulse via Vorträge, Workshops und Austauschrunden mit Digitalisierungs-Experten.

Daniel Bigl, Berater für Innovation und Technologie der Handwerkskammer für Ostfriesland, hat 31 teilnehmende Betriebe – vom Elektriker über den Anlagenbauer bis hin zum Stahlbauunternehmen – dabei begleitet. „Jeder kann praxisnahe KI-Lösungen ohne Programmierkenntnisse umsetzen, man muss sich nur trauen“, sagte Bigl, der sich über die gute Projektbeteiligung der hiesigen Mitgliedsbetriebe freute. Einige Ergebnisse wurden Anfang März auf der Internationalen Handwerksmesse (IHM) in München vorgestellt.

KI-Anwendung regelt die Urlaubsvertretung

Mit dabei war Oliver Glowalla, Juniorchef des Elektrobetriebes „SGUJ Prüfdienst Sven Glowalla und Junior“ in Wittmund. Dort stellte er sein selbst entwickeltes Unternehmenswiki vor, welches er auch für andere Betriebe anbieten möchte. „Mittlerweile ist es ein ausgereiftes Programm, das einem viel Arbeit erspart“, erzählte der 27-jährige Betriebswirt. Ausgangspunkt seiner Idee war die schnell wachsende Unternehmensdynamik. 

„Wir sind mit zwei Mitarbeitern vor sechs Jahren gestartet und heute auf 50 Kolleginnen und Kollegen angewachsen. In der Anfangsphase ertranken wir im Pdf-Chaos: zahlreiche Arbeitsanweisungen, ständig wechselnde Vorschriften, Prüfer im Außendienst mit dutzenden Fragen pro Tag.“ Das Unternehmen hat sich auf die Prüfung von elektrischen Betriebsmitteln und Anlagen wie Maschinen, Medizinprodukte oder Schweißgeräte spezialisiert. Bundesweit werden Kunden – meist öffentliche Auftraggeber – beraten: von der Gefährdungsbeurteilung über rechtssichere Dokumentation bis hin zum digitalen Prüfprotokoll-Management.

Gemeinsam teilen sich Vater, Radio- und Fernsehtechnikermeister Sven Glowalla und Sohn die kaufmännischen Bereiche. Ein Urlaub ohne Vertretungsregelung, „das war einfach nicht drin“, berichtete er. Fehlende Login-Daten oder Ähnliches führten schnell zu Arbeitszeitausfällen. Es musste eine effiziente Lösung her, wie alle organisatorischen Abläufe am Laufen bleiben konnten, ohne ständige Erreichbarkeit.

Wissensmanagement und Onboarding leicht gemacht

Mit der Digitalisierungswerkstatt fand Oliver Glowalla eine gute Anlaufstelle. Während seines Studiums zum Betriebswirt hatte er sich bereits in Eigenregie einige Programmiersprachen angeeignet, um kleine Softwarehilfen zu entwickeln. „Ein Wochenende lang habe ich mich dann mit dem PC verbarrikadiert und eine kleine Anwendung erstellt, die für uns funktionierte“, erzählte der Juniorchef. Rund 200 Arbeitsstunden und weitere technische Implementierungen später stand die webbasierte Wissensdatenbank „DRUVIS“.

Die Plattform bündelt firmeninternes Know-how, Prozesse, Dokumente und Ideen. „Das System ist einfach so unglaublich, weil es diese Dinge miteinander sinnvoll verknüpfen kann,“ ist der Juniorchef begeistert. Die Kunst liege dabei in der Datenfütterung, Wissen und Informationen strukturiert einzubringen und Abläufe durchdacht zu dokumentieren. Fragen wie „Wie beantrage ich Urlaub?“, „Was muss ich bei Kunde X beachten?“ oder spezielle Messfragen, die Recherche erfordern, werden mit Quellenverweis auf die entsprechenden Dokumente sekundenschnell beantwortet.

Firmenwiki derzeit in der Testphase

Mitarbeitende können ihr Knowhow aktiv teilen und Neuerungen einpflegen. Wertvolles Erfahrungswissen wird so bewahrt. Eine weitere Besonderheit: Ein Assistent, der automatisch aus Arbeitsanweisungen Schulungsentwürfe erstellt. „Für die Onboarding-Phase stellt das eine enorme Erleichterung dar“, sagte der Jungunternehmer. Er schätzt, dass nach der Einführung Anfragen um 70 Prozent verringert werden konnten. Derzeit befindet sich sein Tool in der Testphase. Daniel Bigl konnte ein Sanitätshaus für die Entwicklungsphase vermitteln. „Bis jetzt gab es sehr positive Rückmeldungen“, resümierte er.

Mehr Infos zum Wiki gibt es unter www.druvis.de. Interessierte können die kostenfreie Beratungsleistung von Daniel Bigl in Anspruch nehmen. Er ist erreichbar unter Tel. 04941 1797-60, d.bigl@hwk-aurich.de.