WhatsApp Business bringt in der Kommunikation mit den Mitarbeitern, Lieferanten und Teams eine enorme Zeitersparnis, leider ist eine hundertprozentige Vereinbarkeit mit dem Datenschutz nicht gegeben.
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Ein Messenger im Konflikt

Speziell für Kleinunternehmer verspricht WhatsApp Business nachhaltige Kundenbindung und eine enorme Zeitersparnis im Arbeitsalltag. Doch ist die Nutzung mit dem Datenschutz vereinbar? In einer Online-Veranstaltung der Handwerkskammern mit Experte Michael Elbs und Fliesenlegermeister Stefan Bohlken wurden mögliche Lösungen diskutiert.

Ostfriesland. Mit der Business-Version hat WhatsApp einen neuen Ableger seines Messengers herausgebracht, welcher das Handwerk mit vielen Anwendungsmöglichkeiten lockt. In einer Videoveranstaltung für Mitglieder der Handwerkskammern für Ostfriesland und Oldenburg wurde der Einsatz des Kommunikationsdienstes unter die Lupe genommen. „Chats sind besser, effizienter und nachhaltiger als Telefon und E-Mail“, sagte Tischlermeister Michael Elbs in der Runde mit den Betriebsinhabern. Er ist Unternehmensberater in seiner gleichnamigen Agentur aus Baden-Württemberg und hat sich auf das Thema eingeschossen. 

An Elbs Seite berichtete Fliesenlegermeister Stefan Bohlken aus der Praxis. Gemeinsam haben sie in seinem Oldenburger Unternehmen die Software stationär am PC und auf dem Smartphone eingerichtet. Nach ihren Aussagen nutzen rund 80 Prozent der Deutschen den kostenfreien Dienst. Der Kundenbindungs-Aspekt sei groß: „Meine Auftraggeber kommen aus dem Staunen nicht mehr raus. Sie fühlen sich abgeholt und direkt behandelt“, erzählte Bohlken. In seinem Geschäftsalltag „hilft es, die Anfragen zu filtern“. Er erfasst den Ist-Zustand beim Kunden beispielsweise anhand von zugesendeten Bildern vom Objekt oder Grundriss, Preisvorstellungen und kurzen selbst gedrehten Videos.

„Damit habe ich fast alles, was ich brauche und der größte Nerv-Faktor entfällt: Wege zur Baustelle, die umsonst sind“, sprach der Betriebsinhaber von den Vorteilen. Schnell und einfach könne ein Angebot vom Firmen-Computer mit der Software WhatsApp Web zugestellt werden. Im Anschluss wird per Telefon besprochen, ob die Vorstellungen mit den Preiskalkulationen übereinstimmen. Flankiert von Links zu Produktvideos ist der Auftraggeber schon vorbereitet, wenn der Mitarbeiter auf der Baustelle eintrifft. So liefert der Messenger-Dienst „ganz viele einfache Kommunikationswege, die dem Handwerker das Leben erleichtern“, resümierte der Fliesenlegermeister.

Bevor der Kontakt zustande kommt, holt Bohlken per Chat die Zusage der Kunden zur Datenweitergabe an WhatsApp ein. Das passiert über einen Link zu einer eigens dafür eingerichteten Internetseite. Dieser Schritt ist unablässig, da die Verwertung von Dritten ohne die ausdrückliche Einverständniserklärung der betroffenen Person einen Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darstellt. Ohne Einverständnis keine Kommunikation.

„Vielen Nutzern ist nicht bewusst, das WhatsApp Zugriff auf das gesamte Adressbuch des Smartphones hat und alle gespeicherten Namen und Telefonnummern an die Server der WhatsApp Inc. weitergegeben werden“, erklärte die Veranstaltungsorganisatorin Kerstin Muggeridge.  Dies sei insbesondere problematisch, wenn sich im Adressbuch Daten von Personen befinden, die der Weitergabe nicht zugestimmt hätten. Werde ein solcher Verstoß geahndet, betrage das Bußgeld bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes.

Die Datenschutzrichtlinie der kalifornischen WhatsApp Inc. sieht zudem vor, dass die Daten analysiert und mit weiteren Unternehmen wie

Facebook geteilt werden dürfen. Ein Vorgehen, welches in einer Mitteilung von der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Barbara Thiel, als problematisch eingestuft wird. In der Vergangenheit wurde die Übermittlung durch das sogenannte US-Privacy-Shield Abkommen gerechtfertigt. Die aktuelle gültige Rechtsprechung hat diese Datentransfer-Vereinbarung zwischen der EU und den USA jedoch für ungültig erklärt. 

Eine Problematik, die Michael Elbs bestätigte. Zwar sei der Messenger durch die verbesserten Datenschutzvorkehrungen für den Austausch mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten einsetzbar. „Insgesamt ist es aber eine Gratwanderung.“ Durch entsprechende Erweiterungen zur Einholung der Zustimmung und weiteren Vorkehrungen könnten die Anforderungen an den Datenschutz weitestgehend erfüllt werden. Eine hundertprozentige DSGVO-Konformität versprach der Experte jedoch nicht. Er empfahl, die App nur auf einem separaten, mobilen Gerät laufen zu lassen und die private und dienstliche Nutzung vollkommen zu trennen. So könnten nur die Daten geteilt werden, für die ein schriftliches Einverständnis vorliege.

„Es ist ein mächtiges Kommunikationsmedium und viele nutzen WhatsApp und den Business-Ableger bereits sowohl intern als für den Kundenkontakt. Leider ist diese Verwendung kritisch. Handwerksbetriebe sollten den Einsatz auf jeden Fall überdenken und auch datenschutzkonforme Alternativen betrachten“, appellierte Kerstin Muggeridge.

Informationen und Unterstützung bei der Ausarbeitung einer Kommunikationsstrategie erhalten interessierte Handwerksbetriebe von Kerstin Muggeridge unter der Telefonnummer 04941 1797-29 oder per E-Mail k.muggeridge@hwk-aurich.de.

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